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12 有用的会和无用的会

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日语中有个单词叫“打合せ”,意思是“开会”,但同时也有“会議”这个表达方式,只不过一用就显得很正式。

平时的碰头大家都说“打合せ”。比如我们去学校做文化讲座前,校方负责人会提前很多天来办公室,和我们“打合せ”一下,梳理当天活动的流程,并确认需要用到的材料;还有办公室有新年聚会前,负责组织的同事也会“打合せ”几次,商量饭店与活动安排、出现临时状况的应对方案等。

办公室中间有一张公用大桌子,除了午休时当餐桌用,最大的功能就是开小会。每一天都循环使用好多场,不论办公室内部会议,还是外部洽谈。

我参加最多的,是每周一的交流员例会。除了四名交流员,还有负责人桥下君,以及国际交流协会的负责人长谷川小姐,共同组成六人会议。

每周例会先确认这个月和下个月的安排,确认有谁请假,有谁接手了新工作,以及在时间上做出协调。交流员每年有20天年假,平时的非工作时间加班也可以换取相同时长的休假,只要不影响工作,什么时候请假可以自己决定,相当自由。我们平时回国探亲,或者在日本旅游,都是靠一点点攒出来的时间拼凑的。

有活动时会议很重要,大家可以一起商量方案,碰撞出新想法。不过,7月和8月是学校暑假,少了很多学校邀请,工作量大幅减少。即便大家心知肚明,会议也照旧按时开。常常是确认了谁请假之后,就变成了国际杂谈,开始讨论美国的墨西哥人和墨西哥菜、韩国的米酒,以及澳大利亚的花生酱等,不过日本的话题最容易引起共鸣。

慢慢的,我们的会议桌从办公室的公用桌转移到了里间的会议室,比起明目张胆的闲聊,办公室的气氛不可不在意啊。但也不能完全怪我们,如果不开会意思一下,也要被日本人当作无所事事,因为他们总有会议在开。