编写本教材主要基于以下五个原因：一、用人单位对应用文写作有新的需求。二、学生就业已打破专业界限，现有教材已不能满足学生需求，他们希望可以随形势挑选适合自己未来工作的应用文来学习。三、现有教材中的应用文专业面窄，案例陈旧。四、语文教师在教学过程中感到教材中的应用文写作知识比较分散，不方便教学与查阅。五、为方便教学，多年在第一线的教师久有编写适于中职学生学习的应用文写作教材，有意识地积累了大量资料，所以编写本教材绝不是应景之作。
在编写过程中，我们秉承“教会学生写作”的理念，本着“真正为学生着想”的宗旨，遵循实用性、针对性、可操作性原则，组织了骨干教师反复研究论证，精心打造而成。
教材共有四部分，第一部分为公共应用文，训练对象为各专业中职毕业生；第二部分为文秘专业应用文；第三部分为财经专业应用文；第四部分为加工制造类专业应用文，训练对象为各相关对口专业的学生。每一部分重点讲解了各应用文文种写作的基本知识后，细致分析了每一文种的各种典型文案，以增强学习者的直观感受。在实训演练题的设计上，突出了对学习者思维能力、动手能力和解决实际问题能力的训练，把所学的理论、方法、技巧真正转化为较强的应用文写作能力。
本教材在编写过程中，着重突出了以下特点：
一、具有较好的系统性。本教材几乎涵盖了中职学生需求的主要写作内容。每一章基本按照概念及特点、种类、格式、注意事项、典型文案、实训演练等几个环节进行立体化写作训练。使教材内容轻重有序，教师讲授有规可循，学生训练张弛有度。
二、注重职业能力培养，内容上有新突破。教材注重方法、应用和能力演练，新增加了与社会生活相关的实用应用文：开业启事，迁址启事，庆典启事，展馆说明，竞聘报告，市场调查报告，赠与书，索赔书，设备维修方案，事故调查报告等内容。