学习目标
1.了解美国、英国、日本的秘书职业概况。
2.领悟国外秘书职业化的先进经验。
在西方发达国家,秘书已经发展成为一种非常成熟的社会职业,在秘书的职业定位、职业规范、职业培训、职业认证等方面,积累了丰富的经验,值得学习和借鉴。秘书也是一种广受社会尊重的职业,更是一种常青的职业。本节以美国、英国、日本为代表介绍国外秘书职业的概况。
一、美国的秘书职业
(一)美国秘书的分类
美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准,划分成不同的种类。美国劳工部根据秘书所服务的管理人员的级别高低、秘书所担任的职责大小、秘书职位所规定的职务性质等进行了不同标准的分类。其中,根据秘书职位规定的职务性质,把秘书分为行政秘书和专业秘书两大类。
行政秘书是指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书,是美国行政管理协会划定的秘书种类之一,也称行政助理、管理秘书,占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类:一类是属于领导职位的秘书,如秘书长、公司秘书等,担任这类职位的人员已经不是一般意义上的秘书,他们具有相当的权力,人数较少;另一类是一般行政秘书,其主要职责和任务是记录上司或者经理的口述,接打电话并转达上司,接待来访人员并安排与上司的约会,打印信函和文件,处理各种邮件,为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录,为上司查阅有关资料,代上司阅读、签署、寄发某些信件,编辑核对文件,选购办公设备等。
专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后,对与从事行政事务的行政秘书相对应,在各种具体的专业领域、专业部门或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称,它是包含多种秘书职位在内的一类职位。美国的专业秘书主要包括法律秘书、医学秘书、教育秘书、通信秘书、技术秘书、财经秘书等。