一、表扬信的概念
表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行颂扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行（或被其品行所感动），特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰、奖励，使其精神发扬光大。
二、表扬信的种类
表扬信可以直接写给表扬对象，也可以写给表扬对象的所属单位，还可以写给报社、电台、电视台等新闻媒体。
三、格式与写法
表扬信通常由标题、称谓、正文、致敬语、落款五部分组成。
（一）标题。标题“表扬信”书于顶部首行正中，字体稍大。
（二）称谓。标题之下另起一行顶格写称谓，一般写被表扬人的上级领导单位，称谓之后加冒号。
（三）正文。称谓之下另起一行空两格开始行文。内容包括陈述被表扬人的事迹经过，指出其事迹的积极意义，提出对其表扬的建议或希望。可视其内容篇幅分段行文。
（四）致敬语。信末以“致敬语”收尾，一般用“此致”“敬礼！”作表扬信的“致敬语”。
（五）落款。即署名和日期，格式与一般书信相同。如果是以单位的名义发信，落款时最好加盖公章，以示真实、隆重。
四、注意事项
（一）叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要实事求是，恰如其分。
（二）要用事实说理。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替了动人的事迹。
（三）表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。
（四）表扬信可以用组织名义写，也可以用个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。