何谓商业账簿？据1936年出版由舒新城等主编的《辞海》载，乃“商人备置之账簿，所以记载日常交易及关于财产出入之各种事项者也。商业账簿为商业上之主要凭证，在法律上自账簿终结之日起，应留存十年”。[4]这是20世纪30年代关于商业账簿较为全面的概括。这表明，商铺账簿对某个商铺的正常经营至关重要，如遇纠纷，则尤其如此，因据北京“商惯习法，普通均以账簿为证。”[5]并且账簿设立之初衷，“原所以记载一店之营业活动，会计报告之编制，原所以表示在一定期间内之财政状况，及营业成绩。具对内对外之作用”[6]，这其实在一定程度上体现了商业的进步及国家对商业的重视。账簿对一个商铺的重要性，民国时期就曾有学者指出“北京有不少的老铺店虽然经理更换多次，仍然保存已往的老账，不把他们当废纸出售。”由于“许多铺店看借用账目是一件无礼的要求，就连东家要看账目也必须先得经理的许可”[7]，所以一般店内人员更不易看到，这就使账簿带有某种神秘性。账簿的这种重要性与神秘性主要源于其对商铺管理及商铺本身发展所起的作用，这种作用主要表现在以下五方面[8]：其一，通过各类账簿的设置与记录，对商铺合理地使用资金、指导与改善商铺经营管理具有一定的积极作用。其二，账簿制度利于保守商铺商业秘密，加强店员的岗位责任感，培养店员对商铺的忠诚度。其三，有些账簿对店内全体人员具有某种约束与激励作用。合伙契约中对经理或掌柜的要求及东掌、伙友共同遵守的纪律等也被硬性地载入万金账内，违反者按规处罚，甚至被开除出店；当然，对商铺有功者，其功绩亦被载入其中，并且是永久性保留。此外，万金账的约束作用不只针对店员，对股东也起作用。其四，账簿有时成为维护股东合法权益的主要依据，具有保护私有产权的作用。其五，账簿作为商铺正当经营的证据，还具有保护商铺合法权益不受侵害的作用。