任何人打电话，总是有一定目的的，或是表示问候，或是商洽业务，或通知事情，或偏劳于人。无论要谈的事情是复杂还是简单，都应当在拿起话筒前，有一个认真的思考过程：接通电话后，如果你要找的人不在该怎么办？如果正好是要找的人，该怎样问候？怎样开头？如何阐述自己的观点或请求？当要求被拒绝时怎么办？对于这些问题都应有所考虑。简单的问题有一个腹稿即可，稍微复杂一些的事情最好先列个提纲。否则，如果电话接通后再边想边说，难免造成词不达意、结结巴巴的情况。这不仅有失体面，而且对对方也很不礼貌。如果你是代表单位通话，还可能因此破坏单位的形象。当给陌生人、上司、名人打电话时，尤其应当注意事先做好充分的准备，以便给对方留下良好的印象。在一般情况下，准备拨打电话时应事先考虑以下三个问题。
第一，这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等时候，都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天，也要两相情愿，要先征得对方首肯，并选择适当的时间。不要用办公电话打私人电话，更不要在公用电话亭“煲电话粥”。
第二，这个电话应当何时去打。有关公务的电话，应当公事公办，最好在上班时间打。双方约定的通话时间，轻易不要更改。要想使通话效果好一些，使之不至于受对方繁忙或疲劳的影响，则通话应选择在周一至周五，而不应在周末，也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时打电话。因紧急事宜而需要打电话到对方家里去，通话之初先要为此说声抱歉，而且尽量避开对方用餐、睡觉、过节、度周末的时间。国际交往中的电话，需顾及对方作息时间上的特点，并且还要考虑时差问题。