做好充分、认真的准备工作是保证迎来送往活动得以顺利进行的前提和基础。在国际公务交往活动中，迎来送往活动的准备工作，主要包括掌握详情、确定规格和时空、熟知程序三个方面的内容。
1.掌握详情
本着知己知彼的原则，东道方必须事先对有关情况掌握得详尽具体，细致入微。
（1）掌握外方状况。充分掌握外方的具体状况，是东道方做好迎送工作的基本保证。外方具体情况主要有五个方面的内容。
一是主宾的个人简况。如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、党派以及文化程度、宗教信仰、生活习惯、家庭状况、政治倾向、业务能力、社会评价等。对其他来宾的个人情况，亦应尽可能地有所了解。
二是来宾的总体情况。如具体人数、性别概况、组团情况等。
三是来宾的整体计划。如来访计划，特别是访问目的、指导方针、大致安排等。
四是来宾的具体要求。对外方集体所提出的要求与主宾所提出的要求，应予以充分考虑；对于其他来宾的个人意见、建议，也要认真听取。
五是来宾的来去时间。对于来宾正式抵达和离去的时间，如具体日期、具体时间及其相关的航班、车次、地点，都应当掌握充分并予以再三核对，以免在具体工作中出现重大差错。
（2）了解己方要求。东道方的有关接待人员，尤其是接待工作负责人，一定要对己方的相关要求有全面的了解。尤其对以下几点要予以重视：一是接待方针。它具体涉及东道方有关整个接待工作的基本要求。二是己方的具体意图。它与迎送工作的具体操作及其结果有直接关系。三是礼宾规格。它是东道方所给予来宾具体礼遇的最明显的体现。四是礼宾次序。在同时接待多方来宾时，礼宾次序的正确运用关系甚大。五是操作重点。对于迎来送往过程中的某些重点环节，有关人员必须重视。六是有关预案。清楚了解某些用以应对临时变故的预备方案，不允许一知半解。