在迎接外来宾客时，有几个比较重要的具体环节需要特别注意。
1.献花
如在迎接活动中安排向来宾献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，且忌用**、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环，或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。献花时通常是由少年儿童或少女在参加迎接的主要领导人与客人握手之后将其献上；有的国家由女主人向女宾献花。
2.介绍
东道方迎接人员在与客人见面时，首先要相互介绍。通常先由东道方将前来欢迎的人员介绍给来宾，可由礼宾人员或其他接待人员介绍，也可以由迎接人员中身份最高者介绍；然后再由客人向东道方介绍来宾情况。客人初到，一般较拘谨，主人宜主动与客人寒暄。
3.陪车
客人抵达后，从机场到住地，以及访问结束后由住地到机场，东道方一般会安排送行人员陪同乘车。乘车时要注意座次顺序：上车时客人最好从右侧门上车，送行人员从左侧门上车，避免从客人座前穿过。如果客人先上车，坐到了主人的位置上时，则不必请客人挪动位置。
4.对一般客人的迎接
迎接一般客人，无须官方的正式仪式，做好各项安排即可。如果客人是熟人，则可不必介绍，仅需向前握手、互致问候；如果客人是首次前来，又不认识，迎接人员应主动问候，主动自我介绍；如果迎接大批客人，也可以事先准备特定的标志，如小旗或牌子等，让客人从远处就能看到，以便客人主动前来接洽。
5.其他事宜
第一，迎送身份高的客人，应事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备饮料。第二，安排汽车，预订住房。如有条件，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时，及时发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达。这样既可以避免混乱，又可以使客人做到心中有数，主动配合。第三，指派专人协助办理出入境手续及机票（车、船票）和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团人数众多，行李也多，应将主要客人的行李先取出，最好请对方派人配合，及时送往住地，以便客人更衣。第四，客人抵达住处后，一般不要马上安排活动，应稍作休息，起码给对方留下更衣时间。