学习目标
掌握秘书工作诸要素及其相互作用的机理。
一般来说，工作系统的运行机制，都是由主体、客体以及联系主体与客体的中介等要素所构成的。主体通过一定的方式作用于客体，从而推动工作系统的运行。秘书工作机制，既有一般工作机制的共同性，又有秘书工作机制的特殊性。秘书工作机制是由秘书人员和秘书部门、秘书工作任务、领导者、秘书工作方法、秘书工作条件、秘书工作目标六个要素构成的有机整体。秘书工作机制运行的过程，就是上述几个要素交互作用的运动过程。
一、主体——秘书人员和秘书部门
秘书工作由谁来做？谁是秘书工作的责任主体？这是开展秘书工作必须回答的首要问题。毫无疑问，秘书人员和秘书部门是秘书工作的责任主体。
（一）秘书人员
秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导人的专职秘书，秘书部门中的集体秘书，以及为领导工作和管理工作提供辅助性服务的非专职秘书人员。
秘书人员是秘书工作的责任主体，是秘书工作任务的承担者。秘书人员的素质能力如何，对完成秘书工作任务有着决定性影响。秘书人员对领导意图领会、贯彻得如何，对秘书工作客体认识和驾驭的程度如何，完成秘书工作任务时采取的方法和手段是否科学、先进，都取决于秘书人员自身的素质能力。这说明，增强秘书人员的主体素质，是提高秘书工作效率的关键因素。因此，研究秘书工作主体——秘书人员及其素质能力培养，是秘书学的首要任务。
（二）秘书部门
在一个机关或单位中，当秘书人员以集团方式为领导工作提供秘书服务时，就需要设置相应的组织机构协调秘书人员开展工作，于是就产生了秘书部门。秘书部门有狭义和广义之分。狭义的秘书部门，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、信息、机要等业务部门。广义的秘书部门，泛指具有参谋助手、沟通协调、督促检查、管理事务等职能，并为领导工作和机关各部门工作提供服务的部门，如各级各类机关和组织机构中的办公厅（室）和秘书局（处、科、室）。秘书部门不同于一般职能部门，它是机关和单位的综合办事机构，是管理系统沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是辅助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，其地位和作用十分重要。