本阶段的任务就是将学校所处的内外部环境状况进行系统的扫描与分析，力图客观、真实呈现学校目前的现状，使校长等学校管理者充分了解学校面临的问题与困境、机遇与挑战，以期为更好地规划学校的发展做好信息、资源等方面的准备。
（一）外部环境扫描
学校的外部环境即学校组织存在的外部背景，它以嵌套形式包围着学校组织。嵌套的外层称为社会环境（society environment），社会环境包括国家、省、市、区（县）层次的经济形势、社会文化因素、技术因素和政法因素等。在对社会环境的分类上，美国学者Moehlman曾提出过一个更加细致的划分方法，这个方法包括14个项目，具体包括以下几方面。
（1）人口的数量、质量、年龄结构和民族成分。
（2）社区与自然面貌，以及人们的空间观念。
（3）历史发展、文化评价和人们的实践观念。
（4）语言符号和信息交流系统。
（5）艺术与美学发展。
（6）人们的哲学观与价值取向。
（7）宗教信仰。
（8）社会结构，包括阶层、家庭结构、性别角色和社会规则。
（9）政府组织的组成、结构与运行。
（10）经济发展状况。
（11）运用技术手段对自然、人力资源的开发利用状况。
（12）科学发展与知识积累。
（13）保障人类身心健康的医疗条件。
（14）社会的社会化进程。
除一些直接作用于学校社会因素外，不直接作用于学校的社会因素通常通过嵌入学校的任务环境而影响学校的管理与发展。任务环境（task environment）是可以直接影响学校运作的外部因素的总和，如地方政府的教育管理部门、地方行政管理机构、学校资金来源、学区、处于相互竞争的学校、本校的学生、学生家长、派出所、卫生局、地区法院、教育学会，以及其他各种社会组织、群体等。