虽然预定系统对于小型的团队并不是太合适，但是一个高效的预定系统对于大型的团队来说是必不可少的。预订管理的目的是能够维持和保证高水平的服务，同时也可以减少现场排队的人群。实际上，现场排队被从预定时间到预定日期的漫长等待取代了。通过说服人们在非高峰时间前来参观，可以提升展馆的通行能力。因此，预订系统既是操作管理工具，又是营销工具（因为折扣能够鼓励团队在非高峰时期前到达）。
在实际操作中，预订系统可能带来以下操作困难。
1.门票预订本身提高了观众的期望，从而必须得满足他们的期待。
2.如果团队未能准时到达，会导致设施闲置以及收入的损失。
3.如果团队预订的时间太过相近，会造成某一天非常拥挤。
总之，一个成功的预订系统要能够在展馆达到最大容量和预防一些不可预知的危险情况之间保持平衡。一方面，保证最大限度地提高场馆负荷，保证入场，防止过度拥挤；另一方面，要为不可预见的情况留出一些灵活空间。对于预订系统，最基本的要求是能够控制观众的到达时间，从而保证观众能有序地进入博物馆参观。对于学校和其他团体，预订系统能够确保他们在预定时间内进入场馆。运营经理的任务是既要最大限度地接纳观众，又要保证他们获得高品质的教育，从而让学校和其他团体有再次参观的愿望。所有的动手型中心都有一个最佳容量，如果超出这个容量，学习环境的质量将被严重的削弱。这个容量一般都不会超过建筑物的防火容量，但是动手型中心的学习环境部分取决于成人与儿童的比例，以及学校团体的成本预算限制，无疑地，学校团体中的成年人会比家庭团体中少。因此，预订系统必须预测和防止容量超载，并且为想要预定的团队快速有效地提供可选择的日期和时间。