一个知识系统可以被描述为一套相关的数据文件，这些文件会通过组合传递重要信息或为组织提供知识基础。在这里，数据、信息和知识这三个术语的定义如下：
数据：需进一步解释的一组数字或表达。
信息：允许解释并向接收者传达有意义的内容。
知识：一组深刻的见解、经验和能力，以使组织能够实现它的目标。
知识管理系统可被视作一个按逻辑组织的知识库，供组织内部共同使用。通常，该系统建立在一组文件的基础上，这组文件中的特定内容能够组合起来满足相关的知识需求。该知识库结构的定义和为简便检索而进行的编写是很重要的。
示例：
文件1：人事数据，包括特定知识、语言能力、参与客户团队情况，等等。
文件2：每个咨询人员的可用性（直到某时该咨询人员实际可用情况）。
文件3：案例文件，包括提案、项目陈述、特定摘要和最终文件（分配给每个项目一个细分市场和服务类型编码——见知识流程）。
文件4：客户文件（所有近期客户的相关数据）。
文件5：工具文件（所有经过编写的工具、产品、知识条目如白皮书、会议陈述、媒体文章等）。
图11-1是一个包括5个文件的知识管理系统示例。如果可以，两个文件可以从公司的企业资源系统获得。作为一个例子，下面的信息可以立刻从这些文件的组合中检索到。
图11-1 图解知识管理系统
问题1：在2周内，哪个咨询人员能够参与一个汽车公司的战略项目？
人事文件（战略/之前参与过汽车行业的项目）+可得性文件
问题2：我们有针对零售行业的组织项目提案吗？如果有，客户是谁？
案例文档文件（提案/零售行业）+客户文件
问题3：在最近的3年内，谁参与了电信行业的供应链管理项目？