有必要说“不”时，如何说也有一定的技巧。切勿在给对方回复的时候，直接脱口而出：“不行，抱歉我没办法答应。”这样的答复可能听起来充满自信，但其实这样做很不明智。不管你信不信，在说“不”的时候，总有方法能让这个否定的答案显得积极、正面。
为达到这一目标，请按照以下三个步骤准备你的答复：
1.准备一个正面的开场白——尽量采用积极的、为他人着想的姿态。例如：“我很想帮忙，对你提出的请求我也很仔细地考虑了一番，但这一次真的是没办法……”
2.解释原因——不要自认为对方知道你拒绝帮忙的原因。这样解释你的原因，例如：“如果我现在帮你了，那我就得让其他人失望，因为我没办法按时完成其他任务。”解释得比这样更仔细也许更有帮助，因为这样对方可以清楚地了解你的处境。
如果你不解释原因，那么很有可能对方会将你看成是消极、不愿意帮助别人的人——毕竟，你不能期望他人去猜测你拒绝的原因。如果提出要求的是你的上司，那么拒绝帮忙还有另外一个好处：如果你的上司决定不接受你的拒绝，然后“命令”你接下新的任务，这样一来，他也清楚你会因此而无法按时完成另外的工作。你在事后也不会因此而受到责骂，因为你已经很清楚地解释了接下新任务会对你手头上其他工作产生的影响。
不过，你的上司也有可能说：“好吧，没事，不用担心，我会自己解决这个问题，我都不知道你手头上有这么多事情要做。”如果真是这样，那就太好了——你不但不用接下新任务，对方也了解了情况。
3.提出有可能的解决办法——尽量为对方提出一个不涉及你自己的解决方法。你可能无法每次都想出办法来，但任何你所提出的有可能解决问题的建议都会让对方觉得你是一个积极的、愿意帮忙的人，你可以这样说：“你有考虑这样处理吗？”或“你有考虑过问问某某吗？”