谈判队伍的组织是谈判准备工作中非常重要的环节，不仅涉及谈判的具体实施，更影响到谈判最终的结果。需要多少人参与这次谈判、应该由哪些人参与、具体如何分工和配合等问题都应在组织谈判队伍时全盘考虑。
谈判队伍的组织必须符合以下要求：
（1）保证谈判顺利按计划进行，达到预先设定的目标；
（2）有利于采用各种形式的谈判策略和步骤；
（3）具有临时的处置能力和权力，一旦情况发生变化，有很强的应变能力；
（4）顾及谈判的成本因素。
6.2.1 谈判组织的职能构成
谈判队伍应该是一个临时性的组织，不同的谈判应该有不同的人员构成，应该有不同的分工。从其作用来说，谈判队伍应该由下列人员构成。
1.首席代表
谈判的首席代表是这次谈判的主要负责人，是参与谈判的一方企业或组织决定派出的代表。对对方来说是责任的承担者，对我方来说是谈判的组织者，因此首席代表的行为就显得很重要。首席代表的职能有以下几点。
（1）谈判前负责进行谈判的准备。包括：谈判所需的信息资料、企业或组织委托的具体要求、谈判目标的实施方针等；为谈判的计划和实施做好物质准备，如确定场地、设施、经费等；负责谈判队伍的训练、口径的协调、实施过程的分工等。首席代表在公司或组织的谈判决策过程中应该全程参与，全方位了解情况。
（2）谈判中负责对谈判进程进行控制，指挥和协调谈判队伍，和谈判对方进行正式和非正式沟通，与公司或组织负责人进行沟通并及时调整谈判的策略和措施。特别是在谈判中发生了意料之外的情况时要冷静面对，并及时确定对策。有预案的，应该及时启动预案计划；没有预案的，也要采取积极的应对措施。