要在电子邮件中恰当地称呼收件者，并把握好尺度。
第一，邮件的开头要称呼收件人，这样既显得礼貌，也明确提醒了某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在发送给多个收件人的情况下，可以称呼“大家”“ALL”。
第二，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×××经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“×××先生”“×××小姐”称呼，但首先要把性别搞清楚。
第三，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名而不用尊称也是不礼貌的，不要随便对人称呼“Dear×××”，显得与别人很熟络一样。
第四，在电子邮件的开头和结尾最好要有问候语。