电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。
第一，行文简洁、通顺。电子邮件正文应简明扼要地说清事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。同时，最好也不要让收信人拉滚动条才能看完邮件，邮件内容避免过于啰唆。
第二，注意语气。根据本人与对方的熟悉程度、等级关系，以及邮件是对内还是对外的不同性质，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。多用“请”“谢谢”之类的礼貌用语，以表现出对对方的尊重。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
第三，善用列表，保证清晰。如果事情复杂，最好用1、2、3、4等数字标示、罗列几个段落进行清晰明确的说明。保持段落的简短性，因为没人有时间去仔细看那些未做分段处理的长篇大论。
第四，确保信息完整。最好一封邮件就能一次性地把相关信息全部说清楚、说准确，不要两分钟之后再发一封什么“补充”或“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
第五，避免拼写错误、错别字。书写正确是对别人的尊重，也是自身认真态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；中文邮件则要特别注意拼音输入法带来的同音别字。在邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
第六，合理提示重要信息。用英文大写字母行文是个非常恶劣的习惯，这与对着别人大声吼叫没有什么区别。同时，也尽量不用粗体、斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。