每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。虽然对方可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友安排这样一个多余的工作程序。
第一，签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不宜超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
第二，不要只用一个签名档。对内、对外，对公、对私，熟悉、陌生，与不同交往对象的邮件往来，签名档的设计应有所不同。对内、对私、对熟悉的交往对象，签名档应该简化，对外、对公、对陌生的交往对象，签名档应设计得相对正式一些。可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
第三，与正文匹配。签名档无论使用简体、繁体或英文，都应选择与正文匹配的文字，以免出现乱码，字号则一般应选择比正文字体小一些的。