1932年6月11日，在无锡江苏省立教育学院举行第一次理事会议，决议案中涉及年会的有：“（八）确定年会日期及地点案：议决年会期约在八月二十日左右，由常务理事会决定，地址在杭州。（九）年会筹备事宜应如何进行案：推举尚仲衣（主任）、陆殿扬、郑宗海、胡承枢、孟宪承、张任天、陈训慈七人为筹备委员，协同常务理事办理筹备事宜。”[3]随后，理事会发布通知，通知全体社友，定于1932年8月24—26日在杭州举行第一届年会，“凡我社友，务希准时出席”，宣告年会筹备委员会委员名单，“以杭州市新民路浙江省立民众教育实验学校为该会通讯处，以后关于年会一应通知及接洽事项，统归筹委会办理。其有紧急通告，随时刊登《申报》封面广告栏；均请注意为荷”。[4]为了第一届年会的顺利召开，筹备委员会先后开会两次，确定开会日期和会场，因陈训慈时任浙江省立图书馆馆长，筹委会确定年会借新建成尚未启用的浙江省立图书馆总馆作为会场，预算出年会所需费用300元，为谋社员出席生活便利，筹备委员会协助事务所，为社员申请车舟减免优惠（单程七五折，往返五折）、会议期间火车站接站、备办社员膳宿（借用国立浙江大学文理学院宿舍，社员自备行李用具）。按照理事会委托，筹备委员会对各地社员提案进行整理，“此次各地社员提出的提案极多，其中关于社会教育在学制系统上之地位一案，极为各方所注意；该项大宗提案，现筹备委员会正在从事整理，以便提交第二次理事会审查，交大会讨论”[5]。年会召开前一天，假浙江省立实验民众教育学校，理事会在杭州展开第二次会议，俞庆棠、甘豫源、刘绍桢、尚仲衣、董淮、赵冕、高践四、李蒸（高代）、雷宾南（俞代）出席，列席者有刘云谷、孙枋、陆殿扬、徐芳田。筹备委员会推举徐芳田报告本届年会筹备详情，与会代表讨论并就年会经费预算、大会日程、推定大会开幕主席团、将“改进我国学制系统确定社会教育地位一案”提交大会讨论，并推孟宪承、高践四出席说明。[6]会后，理事会以事务所的名义，还专门对年会筹备委员会工作给予高度肯定：“本社第一届年会，经筹备委员会委员尚仲衣、陆殿扬、郑宗海、胡承枢、张任天、陈训慈、孟宪承诸先生积极筹备，故得于二十四日在杭如期举行，开我中国社会教育界空前未有之盛举”[7]。在后一篇致谢中，筹备委员会由“积极筹备”升至“苦心筹划”，争取到“浙江省教育厅补助经费并设点茶叙，浙江省立社教机关及中华书局暨其代表舒新城先生设宴并赠书籍，特此致谢”。[8]以此为起点，开创了年会筹备委员会协同理事会办理年会的模式。