教育信息管理是一个系统工程，从教育信息管理的主体来看，需要履行以下主要职能：收集与沟通、分析与解释、预测与引导、研究与开发、公开与保密。
一、收集与沟通
（一）信息收集
收集信息是教育行政部门最基本的信息管理工作。我国的教育行政部门，从教育部到省（自治区、直辖市）教育厅，再到地（市）教育局，再到县（区）教育局，每年都要对自己所管辖范围内的基本教育信息进行收集与统计。收集信息的目的主要是为了了解教育发展的基本情况，对教育系统的运行进行监控，并为教育行政部门领导进行决策与规划提供信息基础。从我国目前的情况来看，教育行政部门在收集信息时，需要关注以下几个问题：
1.信息服务的对象需要进一步拓宽
目前，教育行政部门收集信息，主要是为教育行政部门的领导服务的。上级需要什么信息，就收集什么信息，很少考虑其他用户的信息需求。收集信息的主要目的也是为了教育决策、规划、管理与监控。但实际上，不同用户有不同的信息需求。例如，家长想了解所在区县各校的办学情况，包括师资力量、办学条件、教育质量、招生计划、升学率、收费情况等，从而为孩子选择一所合适的学校。而教师可能对职位空缺、职称评定、工资待遇、教师培训等信息感兴趣，从而更好地规划自己的职业生涯和更好地完成教学任务。校长则需要了解教育改革的动向，以便更好地执行教育政策。教育研究人员由于各自的研究重点与兴趣不同，他们所需要的教育信息涉及方方面面，比如流动人口子女问题、贫困地区的子女教育问题等。还有社会用人单位，他们也需要了解当前的毕业生情况，以便更好地制订自己的用人计划。这些信息很大部分都需要由教育行政部门和学校来提供。因此，教育行政部门在收集信息时，应该考虑公众的教育信息需求，而不是把上级作为唯一的信息服务对象。