设置一个知识流程是一个项目，它本身及其内部需要委托项目经理进行管理。由于咨询人员忙于他们正在做的项目或在准备下一个项目，与知识管理过程有关的所有活动往往会变得次要。尤其是设置和信息收集的最初几个月，在系统的优点和创造一个系统之间进行权衡似乎不太明朗。这就是该系统的秘密，即它在文件的系统创造和填制之后，将展现它完全的以及无可争辩的优势。有些特征明显而直接，比如咨询人员的可得性或项目空缺额；其他的特征会因他们的性质而得以发展，比如每个细分市场现有提案的评估，仅仅因为收集过程需要花费时间，并要求遵守一定的规则。
该过程将遵循以下逻辑步骤：
步骤1：定义知识和结构（我们需要知道什么？）
组织在完成维度1的任务之后，定义了全部具有战略价值的信息。在咨询公司的情况下，这些信息会是客户、项目、参考、产品、技能、趋势、市场数据、可用性等细节。考虑到现有知识会影响“制造还是购买”的决策，即该组织必须获取重要的知识还是应该实现有机发展。应该认真地考虑，谁应该接触什么信息和数据，而不过多限制知识圈和危害知识文化。
将信息输入知识管理系统，要求定义一个指标和一套有逻辑的术语，在这套术语下，实际的数据得以储存。这个流程开始于对细分市场的定义，如汽车制造、化工、零售等，接着是对如战略、组织、运营或IT咨询这些服务的描述。公司提供的服务决定了这些指标需要具体到什么程度。
示例：
这些术语会被指定到存档的任何一个文件中，并通过相同的术语可以检索到。由于存在不同的文档，这些匹配编码可以帮助你回答如下针对该系统的问题：
“我们是否有一个针对汽车行业精益制造项目的提案？”